La documentación audiovisual

Gabriela Barba TV Azteca

Antes que nada agradezco a Lidia Camacho, Fernando Osorio y Lourdes Ayluardo, por haberme invitado a participar en este Segundo Seminario Nacional de Archivos Sonoros y Audiovisuales. Es un honor poder compartir este tiempo con los especialistas aquí presentes y poder contribuir en este seminario para que en la medida de lo posible se emprendan acciones concretas para la conservación de todo material sonoro y audiovisual, como memoria del acontecer humano.

Justo a partir de estos documentos es que se hace la historia, mientras más transparencia y claridad tengamos de los acontecimientos mejor los podrán entender los futuros estudiosos de los desarrollos humanos, más podrán aprender de nuestro tiempo. Si un documento en papel ya es invaluable, una imagen expresa detalles que son muy difíciles de expresar con palabras.

Videoteca de TV Azteca no se encuentra dividida, es un solo departamento donde se almacena todo el material generado por TV Azteca y proveedores externos.

Actualmente se tienen aproximadamente 600,000 horas de material grabado en diferentes formatos, ¾’s, 1”, Betacam SP, Betacam Digital, DVC Pro y VHS para testimoniales.

IMPORTANCIA DE LA DOCUMENTACIÓN AUDIOVISUAL

La documentación audiovisual es un ingrediente de conservación histórico en la memoria de cualquier sociedad.

Imaginen cuán complicada sería la labor de un investigador si los archivos y bibliotecas no estuvieran organizados y clasificados en función de sus temas. De igual relevancia es la organización del material audiovisual. El problema es que a éste no se le ha dado el lugar que merece para el conocimiento. Por otra parte, el material audiovisual desempeña un papel fundamental en la labor informativa y de comunicación en general. Por ello, es necesario que su localización sea rápida y eficaz. La videoteca dentro de las televisoras es parte medular de cualquier tipo de producción, ya que sin ella no podría existir ilustración de acontecimientos pasados y presentes de todos los ámbitos.

Precisamente la labor de una videoteca consiste en lograr la clasificación, catalogación, localización, control, conservación y rescate de formatos de todo material audiovisual custodiado.

En mi ponencia compartiré brevemente mi experiencia en el manejo de una videoteca televisiva.

De nada sirve que una videoteca tenga grandes volúmenes de material audiovisual, si no están debidamente clasificados y catalogados o si no están en las condiciones idóneas para su conservación. La información almacenada es como un diamante sin pulir al no contar con un registro correcto, impidiendo del mismo modo que lo almacenado pueda adquirir un valor histórico.

Una videoteca puede cumplir con los requisitos de operación que demanda cualquier producción, siempre y cuando la información contenida en los videocasetes esté en una base de datos.

BASE DE DATOS

Quisiera resaltar la importancia del uso de una base de datos ya que sin ella no hay rapidez ni precisión en la localización de material audiovisual, como ocurría anteriormente cuando la clasificación era realizada en fichas bibliográficas. Con una base de datos, actualmente se puede localizar cualquier imagen en cuestión de minutos. Una base de datos debe contar con un hardware y un software que se acomoden a las necesidades de metadata de cada videoteca y sus usuarios.

La base de datos debe proporcionar mayor facilidad en la clasificación y catalogación de toda la información contenida en las grabaciones realizadas en videocasetes y del mismo modo en la búsqueda de cualquier imagen requerida.

La videoteca tiene su primer contacto con la información contenida en una grabación reciente, en la bitácora o ficha técnica, misma que debe llenar, según el caso, la producción de un programa o un reportero. La bitácora es el primer eslabón de la cadena de información de la metadata del material audiovisual.

LA CLASIFICACION

Contando con la base de datos el siguiente paso es la clasificación de cada unidad audiovisual. Aquella debe cubrir los datos básicos mas importantes contenidos en una grabación como son:

• Numero de videocasete. (asignado por clasificación de videoteca)
• Tiempo de grabación.
• Fecha del evento.
• Reportero.
• Camarógrafo.
• Personaje.
• Suceso, evento.
• Titulo del programa.
• Titulo del capitulo.
• Palabras claves.
• Lugar.
• Origen de la señal.
• Tipo de material.
• Fecha de trasmisión.
• Número de bloques.
• Número de pases. (control que se lleva cuando es material de proveedor)
• Información de elenco.
• Agencia de origen de grabación.

Todos estos puntos pueden acoplarse dependiendo del material grabado.

CATALOGACIÓN O CALIFICACIÓN

En razón de la falta de recursos, no se le ha prestado la atención necesaria a este paso en el manejo de la metadata del material audiovisual. No obstante, se debe considerar que la catalogación es fundamental ya que otorga el conocimiento detallado del contenido de un videocasete o, en un futuro, de un archivo digital, lo que hace más eficaz su búsqueda. La catalogación debe contener:

• La calificación detallada que otorga el conocimiento del contenido dividida por tipos de tomas y observaciones específicas.
• Supervisión de la clasificación apoyándose en investigación de campo para corroborar datos anotados por un reportero o por la producción de un programa.

BÚSQUEDA Y LOCALIZACIÓN

La localización de imágenes es rápida gracias al apoyo de la clasificación y la catalogación. Para una videoteca este proceso es el más importante ya que da el servicio requerido para la producción televisiva.

CONTROL DE MATERIAL

Videoteca de TV Azteca es responsable de la salvaguarda de cualquier tipo de material almacenada en ella, por tal motivo debe vigilar lo siguiente:

• Administrar y supervisar el buen funcionamiento de la base de datos.
• Revisar el espacio de almacenaje.
• Vigilar la conservación de los videocasetes en condiciones apropiadas.
• Supervisar el estado físico del material audiovisual resguardado.
• Recibir todos los materiales grabados.
• Asignar numeración a cada videocasete.
• Designar espacios para acomodo del material.
• Supervisar el préstamo del material audiovisual solicitado por sus usuarios.
• Dar seguimiento del préstamo de los materiales desde que salen de videoteca hasta que son devueltos.

ACTUALIZACION DE FORMATOS

Debido a la creación de nuevos formatos día con día, es necesario actualizar la información constantemente, ya que, al paso del tiempo se hace mas difícil la reproducción de material debido a que no se encuentra tan fácilmente equipo en buen estado que pueda cumplir con esta difícil tarea.

Es clara la entrada de las nuevas tecnologías digitales. Pienso que hoy la prioridad para la conservación del material audiovisual almacenado en formatos discontinuados es su transferencia a formatos actuales probados que aseguran la salvedad de la información, en riesgo ante el paso del tiempo. Para este objetivo, deben ejecutarse las siguientes tareas:

• Realizar transferencias de información contenida en formatos de videocasetes discontinuados a formatos de videocasetes actuales.
• Clasificar la información transferida.
• Catalogar e investigar época histórica de cualquier suceso para lograr calificación correcta y detallada.

TV Azteca desde hace unos meses esta trabajando en un proceso de digitalización de su información no puede ofrecer datos mas exactos ya que este proyecto se encuentra en proceso de desarrollo.

CONCLUSIÓN.

La información contenida en un documento audiovisual es un cimiento para la construcción histórica futura y para la comprensión de nuestro entorno económico, político y social actual. La información audiovisual es merecedora de cuidado para su conservación y difusión.