Área de un Archivo Central.
Hace pocos días se me informo que la institución en donde trabajo va a cambiarse de edificio.
Actualmente el Archivo Central custodia documentación del año 2005 a la actualidad, las demás se encuentra custodiada en el depósito documental de una empresa que se dedica a este tipo de actividades, esta empresa tiene 850 metros lineales de documentos de nuestra institución.
La pregunta es: si actualmente en el Archivo Central existen 300 metros lineales de documentación en custodia, cúal sería la área en metros cuadrados que se necesita para el nuevo espacio a ocupar, tomando en cuenta todas las áreas que debe contar un archivo central y tomando en cuenta la cantidad de metros lineales total de documentación (la del archivo central y la que se encuentra en custodia fuera del archivo central).
Se que existe una fórmula, pero no la conozco. Y deseo aprovechar esta oportunidad para poder contar con todo lo necesario en espacio y caracteríticas del nuevo espacio para nuestro archivo central. Si existe una norma internacional sobre lo que debe tener y cómo debe ser un archivo central, me gustaría que me pudieran guiar en este sentido.
Muchas gracias!!!
Respuestas a esta discusión
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Arnoldo: en los años que he planificado archivos no he utilizado ninguna fórmula. Sin embargo, unos cuantos conocimientos básicos de arquitectura que adquirimos en la Universidad Nacional de Córdoba me indican que tienes muy poca información. Debemos hacer una lista de datos para poder ayudarte: 1. Qué tipo de documentación tenemos, 2. Qué altura tiene el archivo actual, 3. Qué alto tienen las estanterías actuales, 4. Qué posición tienen los documentos en esas estanterías, 5. Qué unidad de conservación utilizas, y por supuesto que debemos traducir todas estas preguntas también a futuro, en función del archivo que se construirá.
Personalmente se que la única forma viable y razonable de calcular lo que pides (si lo único que te interesa es el cálculo) es lo que en la jerga de los ingenieros se llama "cubicar", y que significa que en función de los metros lineales que tienes de documentación para archivar, saques los metros cúbicos (que aquí pondremos a prueba tu capacidad de cálculo y tu sentido del espacio) de documentación. Una vez calculado, tendrás el número mínimo indispensable de metros cúbicos (m3) necesarios en tu nuevo archivo central.
Hay muchas normas dando vueltas por allí, que te ayudarán a cerrar el proyecto en cuanto a ventilación, iluminación, calefacción, servicios, etc. Sin embargo debes tener una planificación integral en mente, dado que no sólo se trata del depósito, sino también de las dependencias y oficinas del archivo.
Te recomiendo sentarte con un arquitecto y jugar con el AutoCad, un programa de gráfica que ellos utilizan. En las últimas versiones de este programa, ya vienen incluidas todas las características arquitectónicamente aceptables para un archivo y el programa te va indicando qué te falta.
Suerte!
Federico - Archivos adjuntos:
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Vínculo permanente Respuesta de noe_reyero el -
Hola además de sumarme a todo lo que Federico te aconsejo, te diría que siempre planees para mas documentación de la que tienes actualmente, ya que es un Archivo central y es una Archivo en constante crecimiento y movimiento de documentación, También te puedo decir que si ya tienen en vista el nuevo edificio lo vayas a ver y planifiques ahí, trata de de ubicar todas la secciones necesarias para que no tengas que modificar más adelante. Otra cosa si vas a utilizar las mismas estanterías o las vas a cambiar, si las cambias ten en cuenta las dimensiones de la nueva, hay varios fabricantes en Argentina que tienen página en internet que podes bajar la información de las estanterías y otros mobiliarios necesarios, una vez que veas que estanterías vas a utilizar, y tengas las dimensiones, ahí tomas en cuenta el metro lineal de documentación que tienes, y a eso agrégale mas, para futuros crecimientos.
Espero te sirve mi humilde ayuda. Si tienes otra duda solo pregunta, hay mucho material para compartir respecto a la planificación de un edificio de archivo, pero primero fíjate si ya tienen un edificio y no.
Suerte!
Saludos cordiales
Noelia Reyero
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Hola Arnoldo: No conozco la legislación de Costa Rica en cuanto a archivos, pero en Colombia el Archivo General de la Nación ha expedido normatividad en virtud de la Ley General de Archivos. Dentro de esa normatividad tu puedes encontrar aquella que te guie en este asunto, empezando por el Acuerdo que te adjunto. Puedes ingresar a archivogeneral.gov.co y consultar y descargar la normatividad sobre el asunto que necesites. Aunque sea normatividad colombiana, los aspectos son técnicos y se pueden tener en cuenta como referencia o guía en cuestión de archivos. Exitos!
- Archivos adjuntos:
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Acuerdo 049-2000.pdf, 69 KB
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Vínculo permanente Respuesta de Arnoldo Alfonso Barberena Salas el -
Muchas gracias a todos por sus excelentes aportes!!! Muchas gracias Federico, Noelia y Angela, han sido de gran ayuda!!!
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Opinión: Según lo que dices tienes un volumen de 60 metros lineales de documentos que recibes cada año. Por otra parte indicas que vas a recibir los 850 metros lineales que custodiais fuera, pero no indicas la antigüedad de esa documentación.
Creo que se debe tener en cuenta si vas a poder enviar la documentación desde tu depósito a un archivo histórico y si puedes hacer esas transferencias de manera periódica (o sea, que cada año envíes documentación y que te quede espacio libre para recibir otra nueva cada año). Si nos ceñimos a la teoría archivística, deberías mantener en tu archivo intermedio la documentación durante un periodo de 30 años (a 60 metros lineales por año, tendrías que preveer 1800 metros lineales), por otra parte puede ser que esos 60 metros lineales se produzcan ahora, pero dentro de unos años el volumen puede aumentar o disminuir (eso lo puedes conocer hablando con los creadores de la documentación y conociendo sus funciones).
Por otra parte, más pronto o más tarde se empezará implantar la administración electrónica, y eso probablemente hará que disminuya el volumen de papel, aunque aumentarán otros problemas como la conservación de la documentación electrónica, pero eso es otro debate.
No sé si te he ayudado, espero que sí
Un saludo
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