La gestión de los documentos es hoy en día una necesidad en cualquier organización: mejora la productividad, facilita la interactividad funcional y optimiza la administración.

En concreto, hablamos, a continuación, de las ventajas que el tratamiento digital de documentos supone en el espacio físico destinado a la conservación y almacenamiento de archivos:

Las empresas cuentan, con espacios y ubicaciones diversos, tales como trasteros, almacenes, armarios. Generalmente, llenos de documentos. La digitalizacion es un recurso cada vez más deseado, porque permite minimizar todos los costes asociados a estos depósitos: el espacio en sí, incluyendo lo que cuesta y lo que la empresa deja de ganar por dedicarlo a una actividad que no le produce ganancias; las instalaciones de almacenamiento (estanterías, anaqueles, cajas y carpetas de archivo…), los sistemas de seguridad y protección frente al fuego, y el de los recursos humanos que deben gestionar el tránsito de documentos que se consultan con frecuencia, a ser posible, sin incidencias (filtraciones de información, ineficiencia de los recursos, retrabajos,…) Y, no menos importante, el de posibles sanciones por falta de adecuación de la instalación, el espacio o el sistema de archivo a los requerimientos legales.

La pregunta es: ¿La digitalización vale lo que cuesta? La respuesta es definitivamente sí. El coste de digitalizar es bastante menor que el ahorro que supone, por lo que animamos a las empresas a que monten un sistema que le saque el máximo partido a la digitalización de documentos y comprueben que se ahorran meses de trabajo manual y un buen dinero gastado en espacio y otros recursos necesarios.

Para llevar a buen fin el proyecto de gestión documental en las empresas, OyGA dispone de T@Organiza, un software capaz de crear un potente archivo digital para las organizaciones. Un archivo seguro, al que poder confiar toda la documentación generada dentro de la empresa, o gestionada por ella, independientemente del formato en que se encuentre, y al que poder acceder para localizar los documentos en cuestión de segundos, incluso muchos años después de haber sido almacenados.

T@Organiza no sólo abarca la digitalización de archivos, sino que estamos hablando de un software completo de información y comunicación a través de un marco documental que permite estructurar el sistema de documentos y archivos de la organización (qué gestiona, quién lo hace y cómo), almacenar y publicar con garantías, así como acceder a los contenidos, de forma autorizada, en cualquier momento y lugar.

Todo esto está muy bien, pero… ¿Cuánto cuesta, en realidad la digitalización de documentos? Para calcular el coste hay que tener en cuenta una serie de factores que influyen en el proceso: tipo de archivo, personal asignado, cantidad y tipo de documentos…

Es decir, calcular el coste no es algo que se pueda hacer de forma estimada.

Fórmulas para calcular el coste de la digitalización:

1) A partir de un archivo estándar de la empresa, vemos cuando tiempo se invierte en digitalizarlo (preparar y limpiar de elementos ajenos al papel, escanearlo, clasificarlo, indexarlo o describirlo, archivarlo según su clasificación y gestionar el sistema) y lo multiplicamos por el número de archivos a digitalizar.

2) Otro modo, si no se tiene este tipo de acceso a la documentación, es hacer el cálculo sobre documentos equivalentes, para lo que debemos tener el máximo de información posible acerca de los documentos (soporte, formatos, métodos y sistemas de almacenado, agrupación/es habitual/es de los documentos, tipos de expediente, etc.), qué cantidad de datos (indexación) se requieren para describir e identificar inequívocamente los archivos (nombre, fecha, número de expediente…). Conociendo estos aspectos, podemos crear una referencia estándar (lo que tardamos en digitalizar un archivo estándar de un mismo tipo —D4, D0, en caja o en archivador…—) y a partir de ella, multiplicamos por el número de archivos a digitalizar de cada formato. El precio, en este caso, no es definitivo y estará sujeto a revisión, una vez se haya accedido, efectivamente, a los documentos reales.

T@Organiza es la solución idónea para miles de negocios, proporcionando funciones de digitalización, indexación por contenido, gestión electrónica de los documentos, control de accesos, lista de autoridades, disponibilidad y recuperación y archivo digital de los mismos.