El primer paso para organizar un archivo público es realizar un inventario de los documentos, se acomodan dentro de cada año los documentos y con los grupos formados se comienza con el año más antiguo hasta llegar al año más reciente, luego que está el inventario puede formarse legajos con un conjunto dado de documentos, por ejemplo, 25 documentos puede ser un legajo, estos legajos llevarán un número progresivo que se anotará al margen del inventario para poderlo recuperar cuando se solicite la consulta o la devolución del documento.

Cuando se saca un documento del legajo es adecuado dejar un papel con los datos del solicitante y la fecha del préstamo, esto ayuda cuando quieren volver a consultar el documento, de otro modo no se sabrá qué pasó con el documento, a ese papel con los datos referidos se le llama hoja de ruta del documento, así de este modo se tiene el control de todos los documentos que se consultan o prestan en el archivo. Una copia del inventario con los legajos marcados se devuelve a la dependencia que trasladó los documentos al archivo público, así ellos también tendrán el control de sus documentos y podrán solicitar el documento con su número de legajo, se facilita la recuperación del documento.

Lo del inventario en un archivo público se vuelve complejo cuando nunca se realizó un inventario y sólo se acumulan documentos sin orden alguno, por ello se complica iniciar la organización archivística, pero debe hacerse, si tenemos un grupo dado de documentos desordenados, lo primero a hacer es separar por décadas y luego dentro de cada año, cuando ya tenemos el grupo del año se ordena cronológicamente por la fecha de creación del documento, aquí ya quedarán ordenados para inventariar los documentos este es el primer paso para la organización de los documentos. En las dependencias públicas es adecuado que cada quince días o cada mes se haga el inventario de los documentos que tienen las secretarias o asistentes ordenándolos cronológicamente, de este modo cuando deban trasladar los documentos al archivo central o general ya tienen el inventario y se facilita preparar los paquetes o cajas para el traslado de los documentos.

La importancia del inventario de documentos radica en que es el documento oficial que identifica a cada uno de los documentos producidos o recibidos por las funciones sustantivas de la dependencia pública de que se trate, de este modo tendrán el control de sus documentos y se facilita la recuperación del documento cuando se requiera consultarlo, aquí también aplica dejar un papel en el lugar del que se tomó el documento con los datos del solicitante y la fecha del préstamo.

Con el inventario de los documentos puede marcarse la temporalidad de conservación de los documentos, esto se refiere a cuando debe desafectarse los documentos que por sus aspectos administrativos, contables o jurídicos ya no es importante su conservación y pueden depurarse y eliminarse del archivo para dejar lugar a otros documentos que necesitan conservarse por más tiempo, la valoración documental facilita dejar espacios en los archivos para nuevos documentos y de este modo se va conformando el archivo histórico de la dependencia o institución pública.

Recuerden que el primer paso para la organización de los documentos es el inventario general de los documentos de la dependencia pública, luego conformar los legajos de archivo, el cual será el lugar de conservación de los documentos en el archivo público, ello facilitará la recuperación y consulta de los documentos.

Luego del inventario de los documentos, se debe establecer el catálogo de los documentos a disposición de los interesados, interesadas en consultar la información a efectos de investigaciones en general, así de este modo la información que se conservan en los documentos estarán disponibles para su consulta, nada es más importante que la información que se resguarda en un archivo público que la consulta de dicha información.

También será importante promocionar la información que se resguarda a efectos de generar interés en investigaciones que utilizarán los documentos del archivo público. Será bueno que en el propio archivo se generen diversas actividades de promoción para que el público en general se entere de la información que está disponible para consulta.

Oscar Alberto Irala.