Hola Arnoldo: No conozco la legislación de Costa Rica en cuanto a archivos, pero en Colombia el Archivo General de la Nación ha expedido normatividad en virtud de la Ley General de Archivos. Dentro de esa normatividad tu puedes encontrar aquella que te guie en este asunto, empezando por el Acuerdo que te adjunto. Puedes ingresar a archivogeneral.gov.co y consultar y descargar la normatividad sobre el asunto que necesites. Aunque sea normatividad colombiana, los aspectos son técnicos y se pueden tener en cuenta como referencia o guía en cuestión de archivos. Exitos!

Muchas gracias a todos por sus excelentes aportes!!! Muchas gracias Federico, Noelia y Angela, han sido de gran ayuda!!!

Opinión: Según lo que dices tienes un volumen de 60 metros lineales de documentos que recibes cada año. Por otra parte indicas que vas a recibir los 850 metros lineales que custodiais fuera, pero no indicas la antigüedad de esa documentación.

Creo que se debe tener en cuenta si vas a poder enviar la documentación desde tu depósito a un archivo histórico y si puedes hacer esas transferencias de manera periódica (o sea, que cada año envíes documentación y que te quede espacio libre para recibir otra nueva cada año). Si nos ceñimos a la teoría archivística, deberías mantener en tu archivo intermedio la documentación durante un periodo de 30 años (a 60 metros lineales por año, tendrías que preveer 1800 metros lineales), por otra parte puede ser que esos 60 metros lineales se produzcan ahora, pero dentro de unos años el volumen puede aumentar o disminuir (eso lo puedes conocer hablando con los creadores de la documentación y conociendo sus funciones).

Por otra parte, más pronto o más tarde se empezará implantar la administración electrónica, y eso probablemente hará que disminuya el volumen de papel, aunque aumentarán otros problemas como la conservación de la documentación electrónica, pero eso es otro debate.

No sé si te he ayudado, espero que sí

Un saludo